Un comité nous a demandé un rendez-vous de présentation, puis un devis. Nous n'avons pas eu de réponse.
Trois mois plus tard, la même personne nous a rappelés. Entre-temps, l'instance avait essayé l'assistant intégré à son outil de réunion.
La transcription arrivait vite. Le reste a coûté plus cher que prévu : relire chaque paragraphe, vérifier les noms, corriger les attributions, réécrire les passages où l'outil avait atténué une position. Le secrétaire y a passé plus de temps qu'à rédiger lui-même.
Le cas est réel, l'instance n'est pas nommée.
Ce n'est pas une histoire d'outil défaillant. C'est une histoire de partage des rôles, et une institution européenne l'a réglée avant nous.
Ce que fait l'Office européen des brevets
Depuis le 1er mai 2025, l'Office enregistre les procédures orales tenues par visioconférence devant ses divisions d'examen et d'opposition. Ces enregistrements alimentent un dispositif d'aide à la rédaction des procès-verbaux.
Le système de visioconférence capte l'audio. Un premier outil en produit une transcription automatique. Un second travaille cette transcription et en tire un projet de procès-verbal.
Environ 150 procédures orales ont servi de pilote. L'Office a jugé l'essai concluant. Le dispositif s'est étendu à l'ensemble des divisions d'examen et d'opposition, à la section de dépôt et à la division juridique, puis à la division de la protection unitaire au 1er avril 2026.
Les divisions constatent trois effets : la langue est plus homogène d'un procès-verbal à l'autre, la structure des documents varie moins, et les délais de production sont plus courts.
Les procès-verbaux de l'Office européen des brevets ne sont pas des comptes rendus internes. Ils documentent des procédures dont dépendent des titres de propriété industrielle.
Ce que l'Office n'a pas délégué
L'intelligence artificielle assiste la division. Elle ne la remplace pas. La division compétente arrête le texte définitif et conserve l'entière responsabilité de son contenu.
La règle qui régit ces procès-verbaux n'a pas été retouchée pour autant. Elle prévoit que le deuxième membre et le président authentifient le document « par leur signature ou par tout autre moyen approprié ». L'outil a changé la façon de produire le texte, pas la main qui l'authentifie.
L'outil produit un projet, des personnes l'adoptent.
L'Office qualifie d'ailleurs l'enregistrement et sa transcription de documents préparatoires. Leur sort est réglé aussi nettement. Ils sont supprimés dès la délivrance du procès-verbal aux parties. Ils ne rejoignent pas le dossier public, et les parties n'y ont pas accès.
Une institution qui automatise la production du texte n'a donc automatisé ni son adoption, ni la responsabilité de son contenu, ni la conservation de ce qui a servi à le produire.
Transcrire et arrêter un texte sont deux métiers
Le comité qui nous a rappelés n'avait pas rencontré un problème de transcription. La transcription fonctionnait.
Il avait rencontré ce que le dispositif de l'Office règle sans le nommer : entre l'enregistrement et le document adopté, quelqu'un tranche.
Décider si une intervention embrouillée se remet au propre ou se restitue telle quelle. Écrire un sigle comme l'instance l'écrit, et non comme l'outil l'a entendu. Garder, ou non, un propos que son auteur a retiré dans la même séance. Attribuer une position à celui qui l'a exprimée, et non à l'instance entière.
Ces décisions ne sont pas des opérations de langue. Elles engagent celui qui les prend, et elles seront relues.
Un outil les prend aussi, mais il les prend seul, sans mandat, et sans pouvoir les expliquer six mois plus tard. C'est ce que le secrétaire de ce comité a découvert en relisant : non pas des erreurs, mais des choix qu'il n'avait pas faits et qu'il devait pourtant assumer.
Nous avons détaillé ailleurs ce que l'IA fait bien et ce qu'elle rate dans la rédaction d'un procès-verbal.
Trois décisions avant d'ouvrir un outil
Le dispositif de l'Office donne un modèle de répartition, et il tient en trois décisions.
La première porte sur le statut de ce que produit la machine. Un projet, jamais un procès-verbal. Le document naît de son adoption, pas de sa génération.
La deuxième porte sur qui relit, et avec quel mandat. À l'Office, c'est la division qui a siégé. Dans un comité, c'est le secrétaire qui reprend le texte et le présente à l'instance. Nous avons écrit ce que cela change et ne change pas quand la rédaction est confiée à un tiers.
La troisième porte sur le sort de l'enregistrement. Combien de temps il est conservé, qui y accède, quand il est supprimé. L'Office a tranché : suppression à la délivrance, hors dossier public.
Un comité qui prend ces trois décisions avant d'ouvrir un outil se donne les moyens de s'en servir. Un comité qui les découvre à la relecture paie deux fois.