Votre CSE enregistre ses séances et confie le fichier à un prestataire chargé de rédiger le procès-verbal. Ce fichier contient la voix de chaque intervenant, son nom, sa fonction et ses propos, qui portent parfois sur sa santé, sa situation ou son engagement syndical. Ce sont des données personnelles. Avant de confier le fichier, fixez par écrit comment il circule, qui l'écoute et quand il est supprimé.
Un conseil municipal peut fixer la date de suppression dès son appel d'offres. En 2026, une commune du Nord a lancé un marché public pour faire rédiger les procès-verbaux de son conseil municipal, qui doivent, depuis 2022, rapporter le contenu des discussions. Son cahier des charges demande au prestataire d'enregistrer lui-même les séances et de détruire le fichier une fois le procès-verbal validé. La date de suppression était ainsi écrite avant la première séance enregistrée.
Les cinq questions au prestataire
Comment le fichier est-il transmis ? Demandez le service utilisé (lien de téléchargement, plateforme de partage, messagerie) et sa protection : mot de passe, durée de validité du lien.
Où est-il stocké, et dans quel pays ? Demandez le nom du service de stockage et le pays de ses serveurs. Le pays compte, car le RGPD encadre les transferts de données hors de l'Union européenne.
Qui y a accès ? Le prestataire doit pouvoir nommer chaque personne qui écoute le fichier : le rédacteur, et le relecteur s'il y en a un.
Quels services le traitent ? Un logiciel de transcription en ligne, par exemple, reçoit le fichier audio. Un tel service devient lui-même sous-traitant : le prestataire doit obtenir votre autorisation avant d'y recourir.
Quand est-il supprimé ? À l'approbation du procès-verbal, à la fin de la mission ou à une autre date convenue.
Chez deux de nos clients, une demande de réécoute nous est parvenue plus de trois mois après la séance. Dans l'un des cas, un élu doutait de la fidélité d'un passage du procès-verbal. La convention prévoyait la suppression de l'enregistrement à trois mois. Nous l'avions supprimé dans ce délai : la réécoute était donc impossible.
Depuis ces deux demandes, nous conservons l'enregistrement jusqu'à l'approbation du procès-verbal, et au plus tard six mois après la séance. Un accord d'entreprise (CAF de la Guyane, 2021) prévoit également de supprimer l'enregistrement une fois le procès-verbal approuvé. Si vous doutez d'un passage, demandez la réécoute avant l'approbation.
Communiquez la date de suppression à tous les élus avant la première séance. Chacun sait ainsi jusqu'à quand il peut demander une réécoute.
Ce que le contrat doit prévoir
Le prestataire qui reçoit le fichier agit pour le compte de l'instance qui a décidé d'enregistrer la séance : au sens du RGPD, c'est un sous-traitant. L'article 28 du RGPD impose un contrat entre l'instance et le prestataire. La Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) explique comment distinguer le responsable du traitement et le sous-traitant dans une fiche dédiée.
Pour un enregistrement de séance, ce contrat précise :
- l'objet et la durée de la mission ;
- la finalité du traitement : la rédaction du procès-verbal, et rien d'autre ;
- les catégories de données et de personnes concernées ;
- les personnes du prestataire autorisées à accéder au fichier, et leur engagement de confidentialité ;
- les mesures de sécurité : transmission, stockage, accès ;
- le recours éventuel à d'autres sous-traitants, soumis à autorisation ;
- le sort du fichier en fin de mission : suppression ou restitution.
La CNIL publie des clauses contractuelles types qui couvrent ces points. Vous pouvez les adapter à une mission de rédaction.
Le Code du travail (article D. 2315-27) impose la discrétion à la personne extérieure qui sténographie les séances du CSE. Cet article ne mentionne pas la rédaction à partir d'un enregistrement. L'engagement de confidentialité du rédacteur s'écrit donc dans le contrat. L'article Externaliser la rédaction du PV de CSE détaille le périmètre d'une mission externalisée.
Le procès-verbal lui-même peut aussi contenir des informations sensibles à protéger.
Avant la première séance, faites écrire dans le contrat les réponses aux cinq questions et l'engagement de confidentialité du rédacteur.