Deux élus soulèvent le même problème en séance. Seul le second formule une demande que le procès-verbal pourra retenir.
Le premier dit :
« Sur la charge, ça ne va toujours pas dans l'équipe logistique. On en a déjà parlé, mais il faudrait vraiment faire quelque chose. »
Le second dit :
« Au point 3 de l'ordre du jour, les élus signalent que les heures supplémentaires de l'équipe logistique ont augmenté depuis avril. Nous demandons à la direction de présenter, avant la prochaine réunion, les effectifs prévus et les mesures envisagées. »
Les deux interventions se transcrivent sans difficulté. Seule la seconde donne au rédacteur un constat, une demande, un destinataire et une échéance.
Ce que le rédacteur restitue
Le rédacteur travaille à partir de ce qui a été dit. Il restitue les propos, les attribue et les range sous le point de l'ordre du jour concerné.
Il ne complète pas une intervention. Si l'élu n'a pas dit à qui s'adressait sa demande, le rédacteur ne choisit pas de destinataire. Si aucune échéance n'a été donnée, il n'en fixe pas.
Écrire « les élus demandent à la direction d'agir avant la prochaine réunion » à partir de la première intervention reviendrait à prêter à l'élu une demande qu'il n'a pas formulée.
La première intervention sera donc restituée telle qu'elle a été prononcée, nettoyée de ses redites. Le procès-verbal dira qu'un élu a évoqué la charge de l'équipe logistique. Il ne dira pas qu'une demande a été adressée à la direction.
Ce qui ne laisse pas de trace
Trois formes de parole ne laissent pas de trace exploitable, quelle que soit la qualité de l'enregistrement.
La demande implicite. « Il faudrait vraiment faire quelque chose » exprime une attente. La phrase ne désigne ni l'action attendue ni la personne qui doit l'accomplir.
Le désaccord suggéré. Un « on verra » ou une question laissée sans suite se transcrivent. Aucun des deux ne vaut vote contre ni réserve. Une réserve se formule comme telle : le choix des mots d'une réserve détermine ce que le procès-verbal en retient.
L'engagement pris hors micro. Une réponse de la direction donnée en aparté ne figure pas au procès-verbal. Annoncer ce qui sort du procès-verbal fait partie de ce qui rend un enregistrement exploitable. L'enregistrement ne fixe que les mots prononcés en séance : il ne tranche pas tout.
Les sept éléments qu'un procès-verbal peut retenir
Une intervention devient consignable quand elle énonce :
- le point de l'ordre du jour concerné ;
- le constat, avec ses faits : ce qui se passe, depuis quand, dans quelle mesure ;
- la demande, formulée comme une action ;
- son destinataire ;
- l'échéance attendue ;
- le sens du vote, quand un vote intervient ;
- le nom de qui s'exprime, et au nom de qui.
La seconde intervention de l'exemple contient les cinq premiers éléments. La première n'énonce qu'un constat, sans fait.
Le septième élément touche à l'attribution. « Moi, je ne peux pas donner un avis favorable » et « les élus ne peuvent pas donner un avis favorable » ne se consignent pas de la même façon. Le rédacteur écrit la position que la séance permet d'établir. Les trois rédactions possibles sont détaillées dans « moi » ou « les élus » : attribuer une parole au PV.
À quoi sert cette liste
Cette liste décrit ce qu'un document peut retenir. Elle ne règle pas la façon de débattre.
Une instance peut s'en servir à deux moments. Avant la séance, elle prépare les interventions qui doivent laisser une trace. Après la séance, elle relit un projet de PV : quand une demande n'y figure pas, la première question est de savoir si elle a été énoncée.
Si elle l'a été, la rectification se demande lors de l'approbation du procès-verbal. Sinon, la demande se formule à la réunion suivante. Ce que le PV ne mentionne pas ne laisse aucune trace écrite de la séance.