Les situations qui suivent sont réelles. Elles viennent d'une même séance, dont ni l'instance ni les personnes ne sont identifiables ici.
Sur l'enregistrement, l'intervenant ne se nomme pas.
Le rédacteur situe l'intervenant : c'est quelqu'un qui parle trésorerie, qui revient plusieurs fois sur le même angle. Il pourrait nommer la personne. Deux administrateurs correspondent au profil.
Il écrit « [intervenant à confirmer] ».
Ce choix-là ne se voit pas. Un document qui porte cette mention paraît moins abouti qu'un document qui nomme. Il est plus fidèle.
Ce qui se corrige sans hésiter
Une part du travail ne pose aucune question, et l'instance l'attend.
Les hésitations, les reprises et les faux départs disparaissent. La ponctuation s'installe, la syntaxe passe de l'oral à l'écrit. Les sigles s'harmonisent sur l'usage de l'instance. Les réponses éparpillées dans la séance se regroupent sous la question à laquelle elles répondent.
Une erreur manifeste se corrige aussi, à une condition : qu'une source permette de la vérifier. Sur cette séance, une intervention avait d'abord été attribuée à un nom qui ne figurait à aucun titre au conseil. L'annuaire et la feuille de présence ont permis d'identifier la bonne personne, dont le nom se prononce à peu près comme celui qui avait été compris.
C'est une correction, pas une interprétation. La différence tient à la source : sans annuaire, la mention serait restée telle quelle, avec une réserve.
Ce qui ne se comble jamais
Un passage inaudible reste un passage inaudible.
Sur cette même séance, trois passages n'ont pas pu être restitués : deux noms propres cités au détour d'une phrase, et une liste d'entités que l'enregistrement rendait de façon confuse. Chacun figure au document avec sa mention et l'horodatage exact, pour que la personne qui relit puisse retourner à l'enregistrement.
Un outil aurait produit quelque chose. C'est même ce qu'il fait de mieux : une phrase plausible, lisible, à l'endroit du trou. Le lecteur ne verrait rien.
Le rédacteur, lui, signale. Et la mention d'incertitude a une utilité précise : dire à l'instance ce qu'elle doit vérifier avant d'adopter son procès-verbal.
Il en va de même des voix. Une intervention non identifiée le reste. Sur cette séance, plusieurs prises de parole ont été rendues avec une mention d'incertitude plutôt qu'attribuées par déduction, y compris quand la déduction paraissait solide. Une réponse technique sur un sujet financier, par exemple, ne pouvait guère venir que d'une personne.
« Guère que d'une personne » n'est pas une certitude.
Quand deux sources se contredisent
Le rédacteur travaille rarement sur une seule matière. Il a l'enregistrement, parfois des notes prises en séance, l'ordre du jour, les documents projetés, le procès-verbal précédent.
Ces sources se contredisent, et il faut une règle décidée à l'avance.
Sur cette séance, les notes attribuaient l'ouverture des deux premiers points à une personne, l'enregistrement à une autre. La règle appliquée : l'enregistrement fait foi. Elle n'a pas été inventée sur le moment.
Autre cas, plus lourd de conséquences. Un point avait été inscrit à l'ordre du jour pour information, non pour délibération, un avis manquant encore. La discussion, elle, avait tout d'un débat de décision. Le document l'a consigné pour information, conformément à l'ordre du jour, en mentionnant qu'une délibération écrite était annoncée.
Rendre ce point comme une délibération aurait créé une décision que la séance n'avait pas prise.
L'unanimité qu'on n'a pas prononcée
Le président enchaîne : « Qui est contre ? Personne. Une objection ? Non. » Puis on passe au point suivant.
Deux rédactions sont possibles. « Adopté sans opposition » restitue ce qui s'est produit, personne ne s'étant déclaré contre. « Adopté à l'unanimité » écrit autre chose : des voix exprimées pour, que la séance n'a pas produites.
Sur cette séance, un point a été rendu comme approuvé, sans mention d'unanimité, précisément parce qu'elle n'avait pas été prononcée. Et la question a été posée à l'instance : son formalisme attend-il l'une ou l'autre formule ?
Le rédacteur ne tranche pas seul un point qui engage l'instance ; il signale que le choix existe. Nous avons écrit ailleurs comment le règlement intérieur peut fixer ces conventions une fois pour toutes.
Ce que l'instance a demandé d'écarter
Un intervenant a présenté une partie de son propos comme hors procès-verbal.
Ce passage a été écarté du document. Et la note de relecture porte la mention : à confirmer avec l'instance.
Ces deux gestes vont ensemble. Le rédacteur respecte la demande, et il ne la fait pas disparaître : quelqu'un devra confirmer que ce retrait est bien celui que l'instance voulait. Sans cette trace, la décision serait invisible, et l'absence du passage passerait pour un oubli, ou pour une coupe.
Où passe la frontière
Toutes ces décisions tiennent dans une seule règle.
Un rédacteur améliore la lisibilité. Il ne modifie ni le fait, ni l'attribution d'une parole, ni le degré de certitude avec lequel elle a été dite, ni la position qu'elle exprime, ni la portée qu'elle engage.
Ce qui relève de la lisibilité se corrige. Ce qui touche aux cinq autres se signale, se demande, ou se laisse en l'état.
Ce que remet un prestataire de rédaction de procès-verbaux, c'est un projet, que l'instance adoptera ou non.